1OUT è una cooperativa sociale di tipo B che nasce nel 2014 con lo scopo di perseguire l’interesse generale della comunità, la promozione umana e l’integrazione sociale dei diritti attraverso l’inserimento lavorativo di persone svantaggiate.

Il nostro personale è quasi totalmente in esecuzione penale, autorizzato a svolgere attività lavorative in esterno, in quanto art.21, semiliberi e affidati presso le sedi dei nostri clienti.

L’occupazione è capace di elevare la condizione degli operatori e questo si riflette positivamente sulla qualità del lavoro svolto favorendo il miglioramento dell’autostima e facilitando l’autorealizzazione.

Dal 2015 offriamo servizi di digitalizzazione documentale degli archivi cartacei in modo da consentire al cliente di trasformare i documenti cartacei in dati digitali, sicuri, inalterabili nel tempo e certificati.

La digitalizzazione e l’archiviazione documentale di 1OUT si compone di tre processi:

• Normalizzazione
• Scansione
• Data-entry

1OUT si avvale solo di strutture certificate ai massimi livelli di sicurezza ISO 27001.
1OUT ha ottenuto la massima certificazione di qualità ISO 9001:2015.

@email 4.0 è il servizio di posta elettronica per detenuti che si propone di ridurre i consumi di materiale, velocizzare le comunicazioni e garantire all’amministrazione penitenziaria un potenziale sistema di controllo e archiviazione fisica della corrispondenza uscente dal carcere.

Automazione industriale 4.0, ovvero quarta generazione, che integra nuove tecnologie cibernetiche nella produzione per migliorare le condizioni di lavoro, creare nuovi modelli di business e aumentare la produttività e la qualità produttiva degli impianti.

I vantaggi dell’integrazione con sistemi cibernetici sono:

• Riduzione dei costi
• Riduzione dei consumi
• Riduzione dei tempi di spedizione
• Maggiore velocità di spedizione
• Maggiori garanzie
• Maggiore sicurezza

@email 4.0 di 1OUT offre al detenuto la possibilità di inviare e ricevere e-mail fino al raggiungimento del numero di immagini previsto.

@email 4.0 di 1OUT offre n° 4 tipologie di “Pacchetti Prepagati” da 30 fino a 250 immagini; ogni Package comprende la ricezione delle e-mail in ingresso tramite PIN CODE, garantendo la sicurezza e a privacy, e di “Moduli di invio” per spedire corrispondenza all’esterno. Al cliente viene fornito un PIN personale in corrispondenza della prima sottoscrizione in busta chiusa. Il PIN è strettamente personale e deve essere inserito come unico elemento nell’oggetto delle e-mail in entrata. In questo modo il sistema può tradurre in automatico il codice PIN nelle informazioni di localizzazione del detenuto.

Per accedere al servizio @email 4.0 di 1OUT il detenuto deve sottoscrivere il contratto compilandolo in tutte le sue parti. Il periodo di inizio validità del contratto decorre della firma del contratto e del modulo sulla privacy.

Una volta confermati i dati ed effettuato il pagamento i dati vengono inseriti nel sistema di gestione certificato. Un PIN-CODE personale viene assegnato all’utente in busta chiusa e gli vengono consegnati i “Moduli d’invio” unici e personali.

I “Moduli d’invio” contengono un codice a barre con un numero univoco che annota Codice Fiscale, Numero di contratto, Numero di foglio e scadenza. Pertanto non possono essere usati dopo la scadenza o fotocopiati in quanto il sistema eliminerebbe la scansione che risulterebbe scaduta, non valida o copia.

La sottoscrizione del pacchetto della durata mensile deve avvenire nei termini concordati con l’istituto.

Il PIN è personale, unico e non viene modificato nei successivi rinnovi. È composto da 12 cifre creato con codice criptato per impedire che, in caso di errore da parte del mittente, finisca a altri destinatari a garanzia della privacy.

Un utente può sottoscrivere più pacchetti nello stesso periodo senza che questi vadano ad annullarsi a vicenda, garantendo un maggiorn numero di e-mail in ingresso e uscita.

Le e-mail avanzate, siano esse in ricezione o invio, non sono utilizzabili dopo lo scadenza e non verranno rimborsate o trasformate in e-mail per il rinnovo successivo.

In caso di trasferimento presso altri istituti coperti dal servizio di posta elettronica @email 4.0 di 1OUT il pacchetto verrà trasferito insieme al detenuto e verranno aggiornati i dati anagrafici inerenti alla posizione dell’utente.

Deve in ogni caso essere l’utente a comunicare variazioni anagrafiche in relazione alla sua posizione, anche in caso di cambio cella nello stesso istituto.

Il ritiro “Moduli di Invio” consegnati avviene secondo il sistema di ritiro in vigore per la corrispondenza cartacea. Possono essere consegnati in busta o semplicemente piegati (non devono essere apposti punti metallici, colle, scotch o altri sistemi di chiusura).

I “Moduli di invio” vengono scansionati in automatico, viene controllata tramite software la validità del “Modulo di Invio” (senza che venga visualizzato il contenuto da nessun operatore) e viene preparato per l’invio.

Viene inserimento manuale il destinatario fornendo all’operatore da remoto di 1OUT la possibilità di vedere solo il campo del “Modulo di Invio” dedicato al destinatario tramite software (senza possibilità di lettura del mittente e del contenuto della corrispondenza da parte dell’operatore).

La spedizione della corrispondenza avviene entro 24 ore dalla giornata di ritiro, l’archiviazione fisica dell’originale “Modulo di Invio” per un periodo di almeno 2 anni nei depositi 1OUT esterni all’istituto garantisce la reperibilità del documento e la sicurezza dell’originale.

(Per saperne di più approfondisci nella sezione “Archiviazione a norma” qui sotto)

Certificazione dell’avvenuto invio e creazione di un registro della corrispondenza in ingresso e uscita automatico.

Ricezione delle e-mail in ingresso su indirizzo di posta elettronica unico per ogni istituto, la mail deve contenere il PIN-CODE nell'oggetto per essere elaborata, completo delle 12 cifre, da solo o come parte del testo dell'oggetto. In assenza del PIN CODE nell’oggetto la mail viene cestinata e non conteggiata al cliente.

La stampa avviene con processo automatizzato di ogni e-mail (ed eventuali allegati) con intestazione per la consegna direttamente in cella al detenuto e ordinata in base alla localizzazione del destinatario semplificando la distribuzione negli istituti.

La corrispondenza viene piegata e chiusa tramite pinzatura metallica lasciando visibile solo la localizzazione del destinatario a garanzia del privacy.

La consegna avviene entro 24 ore dalla ricezione informatica della corrispondenza.

Alcune FAQ sulla digitalizzazione

Cos’è la conservazione elettronica?
In ambiente digitale i criteri per una corretta conservazione documentale devono ovviamente essere basati non più sul tipo di supporto, ma sul presidio del contenuto. La conservazione elettronica dei documenti informatici, dunque, è un processo che si serve di soluzioni informatiche al fine di assicurare a lungo termine il mantenimento del valore giuridico, delle caratteristiche di integrità ed autenticità, ma anche l’accesso e la leggibilità ai documenti informatici oggetto di conservazione.

Come si fa la conservazione elettronica?
Il processo di conservazione elettronica deve presidiare sia la cosiddetta bit preservation, cioè la capacità di preservare i bit come erano stati originariamente registrati, ma soprattutto la logical preservation, intesa come la possibilità di comprendere e utilizzare anche in futuro le informazioni contenute nel documento. Il riferimento al “documento informatico”, ovviamente, non può essere inteso solo in riferimento a un *.pdf o all’immagine digitale di un documento cartaceo acquisita con lo scanner, ma sono da considerare documenti informatici anche i flussi informativi di dati giuridicamente rilevanti, ovviamente opportunamente resi statici e immodificabili, anche attraverso sistemi di conservazione. In tal senso, anche l’art. 3 di eIDAS (Regolamento 910/2014/UE) definisce un documento elettronico come “qualsiasi contenuto conservato in forma elettronica, in particolare testo o registrazione sonora, visiva o audiovisiva”.

Cos’è la conservazione elettronica sostitutiva?
La normativa prevede anche la possibilità di procedere alla cosiddetta “conservazione sostitutiva”, assolvendo così agli obblighi di conservazione di documenti originariamente analogici mediante loro copie informatiche. Il Sistema di conservazione dei documenti informatici assicura, per quanto in esso conservato, caratteristiche di autenticità integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità. Semplificando, grazie all’applicazione della firma digitale e marca temporale al documento.

Le norme per la conservazione elettronica

• Il Codice dell’Amministrazione Digitale (D. Lgs 82/2005)
• Linee guida (art. 43 D.Lgs 82/2005 così come modificato dal D.Lgs 217/2017).
• Linee guida (art. 44, comma 1-ter, D.Lgs 82/2005 così come modificato dal D.Lgs 217/2017).
• Comma 10 dell’art. 65 del D.Lgs 217/2017, inoltre, fino all’emanazione di tali Linee guida, restano efficaci le Regole tecniche approvate con DPCM 3 dicembre 2013 (improntate sullo standard ISO 14721, relativo al modello OAIS).

Il responsabile della conservazione elettronica
Ogni sistema di conservazione deve essere gestito dal Responsabile della conservazione, che offrano idonee garanzie organizzative e tecnologiche, anche accreditati come conservatori presso l’Agenzia per l’Italia digitale.

Perché la conservazione elettronica sostitutiva in 1OUT?
Su pure la documentazione trattata (corrispondenza via email) non ha l’obbligo della conservazione sostitutiva, la 1OUT ha ritento di dotarsi di strumenti e processi regolamentati da D.Lgs al fine di garantire a Terzi (detenuti, amministrazione penitenziaria, magistratura) non solo la facilità di fruizione del dato (conservazione elettronica) ma anche l’integrità dello stesso (conservazione elettronica sostitutiva).

Estratto dall’articolo sulla digitalizzazione documentale pubblicato su www.agendadigitale.eu

La documentazione trattata dal servizio @e-Mail 4.0 (corrispondenza via e-mail) non ha l’obbligo della conservazione sostitutiva. 1OUT ha ritenuto di dotarsi di strumenti e processi regolamentati da D.Lgs al fine di garantire a Terzi (detenuti, amministrazione penitenziaria, magistratura) oltre alla facilità di fruizione del dato, attraverso la conservazione elettronica, anche l’integrità dello stesso, attraverso la conservazione elettronica sostitutiva.

Questa è una Garanzia esclusiva 1OUT.

Questo procedimento garantisce la validità giuridica dei documenti e la loro autenticità e leggibilità secondo il Regolamento 910/2014/UE che definisce le norme di conservazione di “qualsiasi contenuto conservato in forma elettronica, in particolare testo o registrazione sonora, visiva o audiovisiva”.

(Per saperne di più approfondisci nella sezione “Digitalizzazione Documentale” qui a lato)

Il sistema di gestione della corrispondenza di @email 4.0 offre la massima sicurezza svolgendo tutti i procedimenti in ambiente sorvegliato e registrando l’operatore detenuto che esegue le lavorazioni tramite lettore di impronte digitali.

Nessuna informazione di contatto è leggibile dagli operatori detenuti e viene gestita in sede dai responsabili del progetto. Un rigoroso processo di scansione ed elaborazione tramite software certificati garantisce la massima privacy.

La corrispondenza è gestita e conservata da 1OUT che svolge già da anni servizi di digitalizzazione documentale, conservazione sostitutiva e immagazzinamento.

Privacy
Grazie al sistema di segretezza, costituito dal PIN personale, nessuno è al corrente del codice identificativo di ogni cliente se non il cliente stesso. Il cliente dovrà fornire il suo codice personale per essere contattato, garantendo così la massima riservatezza del servizio.

Questo garantisce l’impossibilità di essere contattati da estranei o persone o società indesiderate.

Sicurezza
Il sistema automatizzato prevede l’intervento di un operatore solo per le operazioni di compilazione dell’indirizzo di destinazione e di consegna delle e-mail sigillate.

L’operatore locale può compilare il file anagrafico dei nuovi iscritti al servizio o dei rinnovi senza aver accesso al PIN personale o poter aggiungere/rimuovere il servizio per nessun cliente; operazione esclusiva dell’amministrazione di 1OUT.

Archiviazione
Tutte la corrispondenza in uscita è archiviata in digitale, sul sistema di posta elettronica di 1OUT, e fisicamente, all’interno di un apposito archivio documentale indicizzato.

L’archiviazione documentale viene garantita per un minimo di 2 anni. Ogni documento, dietro richiesta ufficiale, può essere visionato dalle autorità.

Pensare alla società vuol dire pensare all’impatto che un’attività ha non solo sulle persone ma anche sull’ambiente.

Salvaguardare l’ambiente è una scelta consapevole di sviluppo sostenibile, miglioramento della salute del mondo e di conseguenza di quella dell’uomo.

Ridurre gli sprechi, i consumi l’inquinamento e i rifiuti è possibile grazie a piccole scelte quotidiane e lavorative come l’utilizzo di materiale riciclato o rigenerato.

Consumi
L’utilizzo di sistemi digitali per la corrispondenza riduce il consumo di carta sia per il cliente di @email 4.0 evitando l’utilizzo di buste e francobolli, evidando il trasporto fisico della corrispondenza.

Per il destinatario esterno ricevere la posta digitale evita il consumo di carta, non essendo necessaria la stampa, e riduce i rifiuti dovuti alle buste.

Inquinamento
1OUT utilizza stampanti rigenerate presso istituti di detenzione. Il processo di rigenerazione riduce i rifiuti RAEE, il consumo di materiale grazie al ripristino e procura lavoro per persone svantaggiate, riabilitandole senza che debbano percorrere kilometri per raggiungere il posto di lavoro.

L’utilizzo di un minor numero di mezzi di trasporto, materiale riciclabile e sistemi digitali riduce notevolmente anche l’inquinamento.

Costi e Tempi
Il sistema @email 4.0 riduce i costi di trasporto della corrispondenza materiale, i costi di gestione e controllo della corrispondenza, i costi relativi alle materie prime e i costi relativi ai macchinari.

La corrispondenza digitale inoltre riduce i tempi di comunicazione, facilitando le relazioni con amici e familiari all’esterno del carcere e migliorando l’umore del detenuto.